Datenschutzerklärung – novaMETRA

1. Verantwortlicher & Kontakt

Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO):
Svante s.r.o.
Mierová 29, 821 05 Bratislava – Ružinov, Slowakei
USt-IdNr./VAT-ID: SK2120834892
E-Mail: info@novametra.de

2. Rollenverständnis im B2B (Kunde als Verantwortlicher / Svante als Auftragsverarbeiter)

novaMETRA ist eine B2B-Plattform. Kunden verarbeiten in den Diensten regelmäßig personenbezogene Daten (z. B. Mitarbeiterdaten, Zeit-/Leistungsdaten, Projektdaten, Fotos und Dokumente).

Im Regelfall ist der Kunde Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne (er entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung). Svante s.r.o. handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Bereitstellung der Dienste und nach Weisung des Kunden.

Für Auftragsverarbeitung schließen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV/DPA) gemäß Art. 28 DSGVO.

Wichtig: Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingestellten Inhalte (z. B. Fotos/Pläne/Dokumente) und für die Information seiner betroffenen Personen (z. B. Mitarbeiter) sowie für erforderliche Einwilligungen/Rechtsgrundlagen.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

• Account- und Stammdaten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Rollen, Firmendaten)
• Nutzungs- und Sicherheitsdaten (z. B. Login-Zeitpunkte, Geräte-/App-Informationen, sicherheitsrelevante Ereignisse, Fehlerprotokolle)
• Inhalts- und Projektdaten (z. B. Pläne, Aufmaß-/Marker-Daten, Fotos, Dokumente, Kommentare, Texte)
• Abrechnungsdaten (z. B. Rechnungsempfänger, Rechnungsnummern, Leistungszeitraum, Zahlungsstatus; keine Kreditkarten-/SEPA-Daten, sofern nicht ausdrücklich vereinbart)
• Supportdaten (z. B. Supportanfragen des Account-Admins, Korrespondenz, technische Diagnosedaten)

4. Zwecke der Verarbeitung & Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Dienste (Vertragserfüllung; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; im B2B-Verhältnis ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Authentifizierung, Sitzungsverwaltung, Offline-Funktionen (technisch erforderlich für die Nutzung der Dienste; Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO)
• Sicherheit & Missbrauchsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Support (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO) – Support ausschließlich gegenüber dem Account-Admin; Zugriffe auf Kundendaten nur, soweit zur Fehleranalyse erforderlich und nach angemessener Autorisierung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), soweit anwendbar

5. Technisch erforderliche Speicherung (Cookies/Storage) & keine Werbung

Für den Betrieb der Web- und App-Anwendungen werden technisch erforderliche Cookies bzw. vergleichbare Technologien eingesetzt (z. B. Session-/Authentifizierungstokens, sicherheitsrelevante Einstellungen, Offline-Zwischenspeicherung). Diese Speicherung ist erforderlich, um die Dienste bereitzustellen und die Nutzung zu ermöglichen.

Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben. Es findet kein Profiling zu Werbezwecken statt.

6. Offline-Verarbeitung (Android) & Gerätesicherheit

Zur Bereitstellung von Offline-Funktionen können Daten lokal auf dem Endgerät gespeichert werden (z. B. zwischengespeicherte Projekt-/Plandaten). Der Kunde ist verantwortlich für angemessene Gerätesicherheit (z. B. Gerätesperre, Betriebssystem-Updates, Zugriffsschutz) und für die Verwaltung seiner Nutzerrollen.

Zum Schutz von Daten und Lizenzen können Sicherheitsmechanismen wie Gerätebindung/Leases, Sperrungen und – bei Widerruf durch den Account-Admin – eine automatische Abmeldung oder Löschung lokal gespeicherter Daten (Remote Wipe) zum Einsatz kommen.

7. Empfänger, Auftragsverarbeiter & Hosting (EU)

Wir setzen Auftragsverarbeiter ein, soweit dies für den Betrieb der Dienste erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:

• Hosting/Infrastructure (EU): Serverbetrieb in der EU, u. a. bei der Hetzner Online GmbH (z. B. Standort Nürnberg)
• E-Mail-Kommunikation: Zustellung von System- und Support-E-Mails (z. B. SMTP/Provider)
• Telekommunikationsdienste: z. B. Telefonie für Supportzwecke (ohne Weitergabe von Inhaltsdaten über das notwendige Maß hinaus)

Eine aktuelle Liste wesentlicher Auftragsverarbeiter stellen wir dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung; im Auftragsverhältnis gilt zusätzlich die AVV/DPA.

8. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR („Drittländer“) erfolgt grundsätzlich nicht. Soweit eine solche Übermittlung ausnahmsweise erforderlich sein sollte, erfolgt sie nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

9. Speicherdauer

• Während der Vertragslaufzeit: Speicherung solange erforderlich für Vertragserfüllung, Support und sicheren Betrieb.
• Nach Vertragsende (Prepaid-Modell): Speicherung von Kundendaten für bis zu 90 Tage, um eine Reaktivierung oder Exporte im Rahmen der Standardfunktionen zu ermöglichen; anschließend Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Backups: können darüber hinaus für einen begrenzten Zeitraum im Rahmen technischer Backup-Zyklen bestehen bleiben.

10. Sicherheit (TOM)

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten (z. B. rollenbasierte Zugriffskontrollen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Transportverschlüsselung, regelmäßige Updates und Sicherheitsmaßnahmen).

Supportzugriffe auf Kundendaten erfolgen nur, soweit dies zur Fehleranalyse/Supportleistung erforderlich ist, und nach angemessener Autorisierung.

11. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben – je nach Anwendbarkeit – Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Im Auftragsverhältnis unterstützt Svante s.r.o. den Kunden als Verantwortlichen im Rahmen der AVV/DPA.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, soweit dies aus sachlichen Gründen erforderlich ist (z. B. Rechtsänderungen, technische Weiterentwicklung). Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar.

14. Keine öffentliche Freigabe (Hinweis)

Wir stellen in den Diensten grundsätzlich keine öffentlichen Freigabelinks für Inhalte bereit. Inhalte werden innerhalb des Systems und nach Rollen-/Rechtekonzept des Kunden verarbeitet. Sollte der Kunde Inhalte außerhalb der Dienste teilen, liegt dies in seiner Verantwortung.